جهت تشکیل پرونده تحصیلی در سامانه میخک اقدامات زیر را بترتیب انجام دهید:

     1- ثبت نام و ورود به سامانه میخک  - از بروزر Google chrome استفاده نمایید.

   2- تکمیل اطلاعات بخش تشکیل پرونده تحصیلی و بارگذاری مدارک خواسته شده ( زیر ) اسکن مدارک با فرمت jpg و یا jpeg و با حجم بین 100 تا 300 کیلوبایت باشد. قبل از بارگذاری مدارک از خوانا و درست بودن آن مطمئن گردید و مدارک را در جهت درست بارگذاری کنید.

•     عکس پرسنلی جدید، تمام رخ و مناسب ( بانوان با حجاب اسلامی)
•     کارت هوشمند ملی
•     صفحه مشخصات گذرنامه معتبر ایرانی (محل اقامت در گذرنامه باید "ایران" درج شده باشد در غیر این صورت امکان تشکیل پرونده دانشجویی وجود ندارد)
•     تصویر مهر (به رنگ قرمز) آخرین خروج از ایران مندرج در گذرنامه
•     مدرک اقامتی مانند ویزای تحصیلی و مجوز قانونی اقامت در استرالیا ( قرارداد اجاره منزل مدرک اقامت نمی‌باشد)
•     اصل مدرک تحصیلی مقطع قبلی مثل مدرک دیپلم، پیش دانشگاهی، فوق دیپلم، لیسانس، فوق لیسانس (چنانچه این مدرک در خارج کشور دریافت شده است باید به تایید سفارت ایران در کشور محل اخذ مدرک رسیده باشد). لطفا از اسکن و بارگذاری ترجمه مدارک خودداری نمایید.
•     مدرک و گواهی تحصیلی فعلی که دارای امضاء و مهر دانشگاه باشد. ( گواهی اشتغال به تحصیل جدید از دانشگاه محل تحصیل با ذکر نام دانشگاه، مقطع تحصیل، تاریخ شروع تحصیل و رشته تحصیلی و وضعیت تمام وقت یا پاره وقت بودن و حضوری یا غیر حضوری بودن) 
•     تصویر کارت یا وضعیت نظام وظیفه برای آقایان (مانند کارت پایان خدمت یا معافیت جدید و یا برگه معافیت تحصیلی از نظام وظیفه)
•     تصویر حکم اعزام و یا معرفی نامه وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی و یا وزارت علوم تحقیقات و فناوری برای دانشجویان بورسیه اعزامی از ایران 
• کلیه مدارک (به شکل عمودی) بارگذاری شوند و چنانچه به شکل افقی بارگذاری شوند درخواست رد خواهد شد.

    3- پس از بررسی مدارک توسط سفارت، تایید یا رد و یا استعلام از وزارتین، آخرین وضعیت از طریق ایمیل سامانه میخک به شما اعلام می‌شود. همچنین آخرین وضعیت را می‌توانید در قسمت گزارش فردی پروفایل خود در سامانه میخک ببینید.

   4- پس از اقدام سفارت و استعلام از ایران، دانشجویان پسر رشته‌های مربوط به وزارت علوم، تحقیقات و فناوری که از معافیت تحصیلی استفاده می نمایند و کلیه دانشجویان رشته‌های مربوط به وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی، برای تایید نهایی پرونده خود در سامانه میخک توسط وزارتخانه‌های مذکور، از بستگان خود بخواهند موضوع را از وزارت خانه‌های بهداشت و علوم پیگیری نمایند.

5- شایان ذکر است به دانشجویان دوره Post Graduate تسهیلات دانشجویی تعلق نمی‌گیرد.

         نکته قابل توجه برای دانشجویان حوزه وزارت بهداشت: پس بررسی پرونده آنها توسط سفارت در سامانه میخک و ارسال به وزارت بهداشت، برای پیگیری از آن وزارت، لازم است در سامانه " موحد " نیز ثبت نام و اطلاعات مورد نیاز را تکمیل نمایند و پس از آن بستگانشان برای تایید نهایی به وزارت بهداشت مراجعه نمایند. ( توجه: در حال حاضر سامانه " موحد " فقط در داخل  ایران قابل دسترسی می‌باشد و لذا از طریق بستگان در ایران ثبت نام و تکمیل گردد.)

توجه: لازم بذکر است ارائه تسهیلات منوط به تایید پرونده می‌باشد و قبل از آن، تسهیلات و از جمله اجازه خروج دانشجوئی صادر نخواهد شد. لطفا از وضعیت پرونده خود مطلع باشید.

آدرس پستی بخش کنسولی سفارت: 

     EMBASSY OF THE ISLAMIC REPUBLIC OF IRAN - P.O. Box 705, Mawson ACT 2607

جهت اطلاع از آخرین اخبار و مقررات کنسولی، می‌توانید در کانال تلگرامی امور کنسولی از طریق لینک: https://t.me/embassy_of_iran_canberra عضو شوید.

- آدرس ایمیل ارتباطی: Cbr.visa@mfa.gov.ir